La Porta del Mar: planificació d’un esdeveniment cultural a Roses, Costa Brava

Abstract

Els esdeveniments culturals es caracteritzen per tenir el seu focus principal en la branca de les arts, les tradicions, les festes populars, la pintura, la música o bé el teatre, entre d'altres. Aquest tipus d'esdeveniments, "han surgido como un medio para mejorar la imagen de las ciudades, para dar vida a las calles de la ciudad y renovar el orgullo por su ciudad natal en los ciudadanos" (Citat per Marujo, N., 2009, p.43). En aquest projecte, es presenta la primera fase de planificació d'un esdeveniment d'aquesta tipologia amb l'objectiu de donar visibilitat al que el poble de Roses (Costa Brava) pot oferir pel que fa a restauració, moda i complements i animació. La investigació es basa en la revisió bibliogràfica sobre l'estat i la teoria de les disciplines de les Relacions Públiques, “public relations is a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between organizations and their publics” (PRSA, § 1) i l'Organització d'Esdeveniments, “els esdeveniments són, bàsicament, actes comunicatius a través dels quals es fa arribar un determinat missatge a un públic concret” (Torre Jussana, 2016, p.1). En el present treball es desenvolupen una anàlisi de situació i la planificació de l'esdeveniment amb totes les seves fases les quals s’han establert mitjançant la guia proporcionada pels consultors de comunicació Solé&Hernández juntament amb el manual exposat a Event Management de Lovely Professional University i el llibre Event Planning de Judy Allen. Els resultats mostren la importància de desenvolupar amb profunditat totes les fases que conformen la planificació de l’esdeveniment sempre que es compti amb un ampli equip de professionals al darrere i s’hagin establert uns objectius i un pressupost realistes. D’aquesta manera, analitzant l’entorn de l’esdeveniment, seguint el calendari marcat i contemplant totes les possibles despeses o contratemps i prenent les decisions adequades, es podrà executar un esdeveniment amb èxit.

Cultural events are characterized by having their main focus in the branch of arts, traditions, popular festivals, painting, music or theater, among others. Such events, "have emerged as a means to improve the image of cities, to bring to life the calls of the city and to renew the pride of their hometown to the citizens" (Quoted by Marujo, N., 2009, p.43). In this project, the first phase of planning an event of this type is presented with the aim of giving visibility to what the town of Roses (Costa Brava) can offer in terms of catering, fashion and accessories and animation. The research is based on the literature review on the state and theory of Public Relations disciplines, “public relations is a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between organizations and their publics” (PRSA, § 1) and Event Planning, “events are basically communicative acts through which a certain message is conveyed to a specific audience (Torre Jussana, 2016, p.1). In the present work a situation analysis and the planning of the event with all its phases are developed which have been established by means of the guide provided by the communication consultants Solé&Hernández together with the manual Event Management by Lovely Professional University and the book Event Planning by Judy Allen. The results show the importance of developing in depth all the phases that make up the planning of the event as long as you have a large team of professionals behind it and have set realistic goals and budget. In this way, by analyzing the environment of the event, following the marked calendar and considering all possible expenses or setbacks and making the right decisions, it will be possible to run an event successfully.